Как сделать счет

Если вы занимаетесь фрилансом, вам в конечном итоге придется просить у клиентов деньги. Выставление счетов необходимо — не делайте этого, не получите деньги. В этой статье мы обсудим особенности хорошего счета-фактуры и предоставим вам образец для скачивания.

Основные характеристики счета-фактуры

Есть ряд ключевых особенностей, которые я предлагаю вам включить в свои счета. Получение оплаты как можно быстрее означает, что клиент не может запутаться. Ваш счет должен быть прямолинейным и не оставлять места для интерпретаций.

"СЧЕТ"
Ваша самая первая задача — убедиться, что получатель точно знает, какой документ он просматривает. Большинство людей делают это, добавляя слово «СЧЕТ» в верхней части документа таким крупным шрифтом, что его просто невозможно не заметить.

Дата и номер счета
Затем укажите дату и уникальный номер счета-фактуры. Дата позволяет вам и клиенту точно знать, когда был отправлен счет — удобный ориентир, если ваш платеж задерживается. Уникальный номер счета-фактуры позволяет вам конкретно ссылаться на документ в ваших записях и при общении с вашим клиентом.

Microsoft Word имеет функцию автотекста, которая позволяет размещать поле даты в документе. Это поле даты затем обновляется сегодняшней датой каждый раз, когда документ открывается. Убедитесь, что вы не включаете это поле автотекста в какие-либо счета, которые передаются в цифровом виде (по электронной почте и т. д.) клиенту. Не имеет значения, что вашему счету шесть недель, если бухгалтерия каждый раз видит сегодняшнюю дату, когда просматривает файл.

Отправитель
Укажите ваше имя (или название вашей компании), адрес, номер телефона, адрес электронной почты и номер факса. В случае возникновения проблем не должно быть вопроса о том, как с вами связаться.

Получатель
Укажите имя и адрес лица или организации, которым выставляется счет. Вы также можете указать здесь контактную информацию о телефоне и электронной почте.

Описание работы
Мне нравится включать краткое описание работы в каждый счет — общее заявление, описывающее задание, охватываемое позициями счета. Бухгалтерия может быть незнакома с «услугами веб-разработки», «программированием на PHP» и «графическим дизайном», но краткое описание «Дизайн и разработка веб-сайта для ежегодной кампании компании Acme» должно ответить на любой из их вопросов.

Позиции
Теперь о мясе и картошке. Перечислите каждую отдельную позицию, за которую выставляется счет клиенту. Типичный счет-фактура содержит количество, описание, цену за единицу и итоговую сумму в каждой строке. Итого по строке – это цена за единицу, умноженная на количество.

Итоги
Наконец, перечислите общую сумму к оплате — сумму итогов каждой строки. Если вы включаете налог в эту сумму, вы также должны включить отдельное поле, указывающее, сколько налога взимается.

Мелкий шрифт

Один аспект, который я упустил из этого образца счета-фактуры, — это мелкий шрифт. Возможно, вам потребуется включить различные юридические термины в конце ваших счетов-фактур. Этот мелкий шрифт может включать конкретные условия контракта, по которому вы предоставляете счет. Если это необходимо, это полностью зависит от вас, поскольку (а) я не юрист, и (б) это выходит за рамки данной статьи.