Modèle de note de frais gratuit en Excel et PDF
Un modèle de note de frais est essentiel pour toute entreprise dans laquelle les employés voyageront ou demanderont simplement le remboursement des dépenses en général. Cet article décrit les éléments de base d'une note de frais et vous fournit un modèle de note de frais gratuit à télécharger.
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Blocs de construction d'une note de frais
Si vous préférez composer vous-même votre note de frais, vous aurez besoin de quelques composants nécessaires :
- Nom et coordonnées de la personne demandant le remboursement.
- Une zone pour décrire l'objectif commercial général pour lequel les dépenses ont été engagées, par exemple "Voyage à San Jose pour présenter une idée d'entreprise aux investisseurs en capital-risque".
- Une grille pour détailler les dépenses. Les champs de base de la grille seraient la date, la description et le montant de la dépense.
- Le grand total de toutes les dépenses.
De nombreuses notes de frais incluent des champs supplémentaires qui dépendent à la fois de vos préférences, de votre activité et de vos méthodes de comptabilité. Certains de ces champs supplémentaires sont :
- Catégories de dépenses, par exemple transport, repas et pourboires, divertissement.
- Kilométrage enregistré.
- Destination de voyage.
- Si un paiement a été avancé, une ventilation de ce qui a été payé par l'entreprise séparément de ce que l'employé demande de remboursement.
- Champs réservés au bureau, c'est-à-dire la signature de la personne qui reçoit la note de frais et si la demande a été approuvée ou non.
- Les notes de frais sont mieux composées dans Excel ou dans un autre type de feuille de calcul, car l'employé peut remplir les champs numériquement et faire en sorte que la grille détaillée calcule automatiquement le grand total. Cela réduira le risque d'erreurs arithmétiques.
Télécharger le modèle de note de frais
Que vous souhaitiez utiliser un modèle générique ou un bon point de départ pour votre propre format personnalisé, n'hésitez pas à télécharger les modèles de notes de frais suivants :
Les formats Excel et Open Document conviendront à tous ceux qui rempliront ces rapports sur leur ordinateur. J'ai également inclus une version PDF si vous avez besoin d'imprimer et de remplir manuellement un rapport.
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