Comment faire une facture

Si vous travaillez en indépendant, vous devrez éventuellement demander de l'argent à vos clients. La facturation est essentielle — ne le faites pas, ne soyez pas payé. Dans cet article, nous discuterons des caractéristiques d'une bonne facture et vous donnerons un exemple de téléchargement.

Principales caractéristiques d'une facture

Je vous suggère d'inclure un certain nombre de fonctionnalités clés dans vos factures. Être payé le plus rapidement possible signifie ne laisser aucune place à la confusion de la part du client. Votre facture doit aller droit au but et ne laisser aucune place à l'interprétation.

"FACTURE"
Votre tout premier ordre du jour est de vous assurer que le destinataire sait exactement quel type de document il consulte. La plupart des gens le font en tapant le mot "FACTURE" en haut du document dans une police si grande qu'elle ne peut tout simplement pas être négligée.

Date et numéro de facture
Ensuite, indiquez la date et un numéro de facture unique. La date vous permet, à vous et au client, de savoir exactement quand la facture a été envoyée — une référence pratique si votre paiement est retardé. Un numéro de facture unique vous permet de référencer spécifiquement le document dans vos dossiers et dans les communications avec votre client.

Microsoft Word dispose d'une fonctionnalité d'insertion automatique qui vous permet de placer un champ de date dans un document. Ce champ de date est ensuite mis à jour avec la date du jour à chaque ouverture du document. Assurez-vous de ne pas inclure ce champ d'insertion automatique dans les factures transférées numériquement (e-mail, etc.) à un client. Peu importe que votre facture date de six semaines si le service comptable voit la date du jour à chaque fois qu'il examine le fichier.

L'expéditeur
Indiquez votre nom (ou celui de votre entreprise), votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail et votre numéro de fax. En cas de problème, il ne devrait pas y avoir de question sur la façon de vous contacter.

Le destinataire
Inclure le nom et l'adresse de la personne ou de l'organisation qui est facturée. Vous pouvez également inclure ici les coordonnées téléphoniques et e-mail.

Description de l'emploi
J'aime inclure une courte description de poste dans chaque facture - une déclaration générale décrivant la mission englobée par les éléments de ligne de la facture. Le service comptable n'est peut-être pas familier avec les « services de développement Web », la « programmation PHP » et la « conception graphique », mais une brève description indiquant « Concevoir et développer un site Web pour la campagne annuelle de la société Acme » devrait répondre à toutes leurs questions.

Éléments de campagne
Passons maintenant à la viande et aux pommes de terre. Dressez la liste de chaque élément distinct pour lequel le client est facturé. Une facture typique contient une quantité, une description, un prix unitaire et un total de ligne sur chaque ligne. Le total de la ligne est le prix unitaire multiplié par la quantité.

Totaux
Enfin, indiquez le montant total dû - la somme des totaux de chaque ligne. Si vous incluez la taxe dans ce total, vous devez également inclure une case distincte indiquant le montant de la taxe facturée.

Les petits caractères

Un aspect que j'ai omis de cet exemple de facture est les petits caractères. Il se peut que vous deviez inclure divers jargons juridiques au bas de vos factures. Ces petits caractères peuvent inclure les termes spécifiques du contrat pour lequel vous fournissez une facture. Si cela est nécessaire, c'est à vous de l'inclure puisque (a) je ne suis pas avocat, et (b) cela dépasse largement le cadre de cet article.