Cómo hacer una factura

Si realiza algún tipo de trabajo independiente, eventualmente necesitará pedir dinero a los clientes. La facturación es esencial: no lo hagas, no te paguen. En este artículo discutiremos las características de una buena factura y le daremos una descarga de muestra.

Características clave de una factura

Hay una serie de características clave que le sugiero que incluya en sus facturas. Cobrar lo más rápido posible significa no dejar lugar a confusiones por parte del cliente. Su factura debe ir directamente al grano y no dejar lugar a interpretaciones.

"FACTURA"
Su primera orden del día es asegurarse de que el destinatario sepa exactamente qué tipo de documento está mirando. La mayoría de las personas hacen esto escribiendo la palabra "FACTURA" en la parte superior del documento en una fuente tan grande que simplemente no se puede pasar por alto.

Fecha y número de factura
A continuación, incluya la fecha y un número de factura único. La fecha le permite a usted y al cliente saber exactamente cuándo se envió la factura, una referencia útil si su pago se retrasa. Un número de factura único le permite hacer referencia específica al documento en sus registros y en las comunicaciones con su cliente.

Microsoft Word tiene una función de autotexto que le permite colocar un campo de fecha en un documento. Este campo de fecha se actualiza con la fecha de hoy cada vez que se abre el documento. Asegúrese de no incluir este campo de autotexto en ninguna factura que se transfiera digitalmente (correo electrónico, etc.) a un cliente. No importa que su factura tenga seis semanas de antigüedad si el departamento de contabilidad ve la fecha de hoy cada vez que mira el archivo.

El remitente
Incluya su nombre (o el de su empresa), dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico y número de fax. Si surgen problemas, no debería haber dudas sobre cómo ponerse en contacto con usted.

El recipiente
Incluya el nombre y la dirección de la persona u organización a la que se le está facturando. También puede incluir información de contacto de teléfono y correo electrónico aquí.

Descripción del trabajo
Me gusta incluir una breve descripción del trabajo en cada factura: una declaración general que describa la tarea que abarcan las partidas de la factura. Es posible que el departamento de contabilidad no esté familiarizado con los "servicios de desarrollo web", la "programación php" y el "diseño gráfico", pero una breve descripción que diga "Diseñar y desarrollar un sitio web para la campaña anual de Acme Company" debería responder a cualquiera de sus preguntas.

Artículos de línea
Ahora la carne y las papas. Enumere cada artículo por separado por el cual se le está facturando al cliente. Una factura típica contiene una cantidad, una descripción, un precio unitario y un total de línea en cada línea. El total de línea es el precio unitario multiplicado por la cantidad.

Totales
Finalmente, enumere el monto total adeudado: la suma de los totales de cada línea. Si incluye impuestos en este total, también debe incluir una casilla separada que indique cuánto impuesto se está cobrando.

La letra pequeña

Un aspecto que he omitido de esta factura de muestra es la letra pequeña. Puede ser necesario que incluya varios términos legales en la parte inferior de sus facturas. Esta letra pequeña puede incluir los términos específicos del contrato por el cual está proporcionando una factura. Si esto es necesario, depende completamente de usted incluirlo ya que (a) no soy abogado y (b) está más allá del alcance de este artículo.