So erstellen Sie eine Rechnung

Wenn Sie freiberuflich tätig sind, müssen Sie irgendwann Kunden um Geld bitten. Die Rechnungsstellung ist unerlässlich – wenn Sie es nicht tun, werden Sie nicht bezahlt. In diesem Artikel besprechen wir die Merkmale einer guten Rechnung und geben Ihnen einen Beispiel-Download.

Hauptmerkmale einer Rechnung

Es gibt eine Reihe wichtiger Funktionen, die Sie in Ihre Rechnungen aufnehmen sollten. So schnell wie möglich bezahlt zu werden bedeutet, beim Kunden keinen Raum für Verwirrung zu lassen. Ihre Rechnung sollte auf den Punkt kommen und keinen Raum für Interpretationen lassen.

"RECHNUNG"
Ihre allererste Aufgabe besteht darin, sicherzustellen, dass der Empfänger genau weiß, um welche Art von Dokument es sich handelt. Die meisten Leute tun dies, indem sie das Wort „RECHNUNG“ oben in das Dokument in einer so großen Schriftart einfügen, dass es einfach nicht übersehen werden kann.

Datum und Rechnungsnummer
Geben Sie als Nächstes das Datum und eine eindeutige Rechnungsnummer an. Anhand des Datums wissen Sie und der Kunde genau, wann die Rechnung verschickt wurde – ein praktischer Hinweis, wenn sich Ihre Zahlung verzögert. Mit einer eindeutigen Rechnungsnummer können Sie das Dokument in Ihren Unterlagen und in der Kommunikation mit Ihrem Kunden gezielt referenzieren.

Microsoft Word verfügt über eine Autotext-Funktion, mit der Sie ein Datumsfeld in ein Dokument einfügen können. Dieses Datumsfeld wird dann bei jedem Öffnen des Dokuments mit dem heutigen Datum aktualisiert. Stellen Sie sicher, dass Sie dieses Autotextfeld nicht in Rechnungen einfügen, die digital (E-Mail usw.) an einen Kunden übermittelt werden. Es spielt keine Rolle, dass Ihre Rechnung sechs Wochen alt ist, wenn die Buchhaltung bei jedem Blick in die Akte das heutige Datum sieht.

Der Absender
Geben Sie Ihren Namen (oder den Ihres Unternehmens), Ihre Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Faxnummer an. Sollten Probleme auftreten, sollte es keine Frage geben, wie man mit Ihnen in Kontakt treten kann.

Der Empfänger
Geben Sie den Namen und die Adresse der Person oder Organisation an, der die Rechnung ausgestellt wird. Sie können hier auch Telefon- und E-Mail-Kontaktinformationen angeben.

Arbeitsbeschreibung
Ich füge jeder Rechnung gerne eine kurze Stellenbeschreibung bei – eine pauschale Beschreibung des Auftrags, der in den einzelnen Posten der Rechnung enthalten ist. Die Buchhaltungsabteilung ist möglicherweise nicht mit „Webentwicklungsdiensten“, „PHP-Programmierung“ und „Grafikdesign“ vertraut, aber eine kurze Beschreibung mit der Aufschrift „Design und Entwicklung einer Website für die Jahreskampagne der Acme Company“ sollte alle ihre Fragen beantworten.

Werbebuchungen
Nun zum Fleisch und den Kartoffeln. Listen Sie jeden einzelnen Posten auf, der dem Kunden in Rechnung gestellt wird. Eine typische Rechnung enthält in jeder Zeile eine Menge, eine Beschreibung, einen Stückpreis und eine Positionssumme. Die Zeilensumme ist der Stückpreis multipliziert mit der Menge.

Summen
Listen Sie abschließend den fälligen Gesamtbetrag auf – die Summe der Gesamtbeträge jeder Zeile. Wenn Sie in diesem Gesamtbetrag Steuern einbeziehen, sollten Sie auch ein separates Feld angeben, aus dem hervorgeht, wie viel Steuern erhoben werden.

Das Kleingedruckte

Ein Aspekt, den ich in dieser Beispielrechnung weggelassen habe, ist das Kleingedruckte. Es kann erforderlich sein, dass Sie am Ende Ihrer Rechnungen verschiedene Rechtssprachen angeben. Dieses Kleingedruckte kann die spezifischen Bedingungen des Vertrags enthalten, für den Sie eine Rechnung ausstellen. Wenn dies erforderlich ist, liegt es ganz bei Ihnen, dies einzubeziehen, da (a) ich kein Anwalt bin und (b) es den Rahmen dieses Artikels bei weitem sprengt.