كيفية عمل فاتورة

إذا كنت تقوم بأي نوع من العمل المستقل ، فستحتاج في النهاية إلى مطالبة العملاء بالمال. الفواتير أمر ضروري - لا تفعل ذلك ، لا تدفع. سنناقش في هذه المقالة ميزات الفاتورة الجيدة ونمنحك نموذجًا للتنزيل.

الميزات الرئيسية للفاتورة

هناك عدد من الميزات الرئيسية التي أقترح عليك تضمينها في فواتيرك. الحصول على الأموال في أسرع وقت ممكن يعني عدم ترك أي مجال للارتباك من جانب العميل. يجب أن تصل فاتورتك مباشرة إلى صلب الموضوع ، ولا تترك مجالًا للتفسير.

"فاتورة"
أول أمر لك في عملك هو التأكد من أن المستلم يعرف بالضبط نوع المستند الذي يبحث عنه. يقوم معظم الأشخاص بذلك عن طريق وضع كلمة "INVOICE" في أعلى المستند بخط كبير جدًا بحيث لا يمكن التغاضي عنه.

التاريخ ورقم الفاتورة
بعد ذلك ، قم بتضمين التاريخ ورقم الفاتورة الفريد. يتيح لك التاريخ وللعميل معرفة وقت إرسال الفاتورة بالضبط - وهو مرجع مفيد في حالة تأخر الدفع. يسمح لك رقم الفاتورة الفريد بالإشارة إلى المستند على وجه التحديد في سجلاتك وفي الاتصالات مع عميلك.

يحتوي Microsoft Word على ميزة نص تلقائي تتيح لك وضع حقل تاريخ في مستند. ثم يتم تحديث حقل التاريخ هذا بتاريخ اليوم في كل مرة يتم فيها فتح المستند. تأكد من عدم تضمين حقل النص التلقائي هذا في أي فواتير يتم تحويلها رقميًا (بريد إلكتروني ، إلخ ...) إلى العميل. لا يهم أن فاتورتك عمرها ستة أسابيع إذا رأى قسم المحاسبة تاريخ اليوم في كل مرة ينظرون فيها إلى الملف.

المرسل
قم بتضمين اسمك (أو اسم شركتك) ، والعنوان ، ورقم الهاتف ، وعنوان البريد الإلكتروني ، ورقم الفاكس. في حالة ظهور مشاكل ، لا ينبغي أن يكون هناك سؤال حول كيفية الاتصال بك.

المتلقي
قم بتضمين اسم وعنوان الشخص أو المنظمة التي يتم إصدار فاتورة بها. يمكنك أيضًا تضمين معلومات الاتصال عبر الهاتف والبريد الإلكتروني هنا.

المسمى الوظيفي
أود أن أدرج وصفًا وظيفيًا قصيرًا في كل فاتورة - بيان شامل يصف المهمة التي تشملها عناصر سطر الفاتورة. قد لا يكون قسم المحاسبة على دراية بـ "خدمات تطوير الويب" و "برمجة php" و "التصميم الجرافيكي" ، ولكن يجب أن يجيب الوصف المختصر الذي يقرأ "تصميم وتطوير موقع ويب للحملة السنوية لشركة Acme" على أي من أسئلتهم.

البنود
الآن من أجل اللحم والبطاطس. ضع قائمة بكل عنصر منفصل يتم إصدار فاتورة للعميل بشأنه. تحتوي الفاتورة النموذجية على كمية ووصف وسعر الوحدة وإجمالي البند في كل بند. إجمالي البند هو سعر الوحدة مضروبًا في الكمية.

المجاميع
أخيرًا ، قم بإدراج المبلغ الإجمالي المستحق - مجموع مجاميع كل بند. إذا كنت تقوم بتضمين الضريبة في هذا الإجمالي ، فيجب عليك أيضًا تضمين مربع منفصل يشير إلى مقدار الضريبة التي يتم تحصيلها.

طباعة جيدة

أحد الجوانب التي حذفتها من نموذج الفاتورة هذا هو الطباعة الدقيقة. قد يكون من الضروري بالنسبة لك تضمين العديد من الإجراءات القانونية في الجزء السفلي من فواتيرك. قد تتضمن هذه المطبوعة الدقيقة الشروط المحددة للعقد الذي تقدم فاتورة له. إذا كان هذا ضروريًا ، فالأمر متروك لك تمامًا لتضمينه (أ) أنا لست محاميًا ، و (ب) خارج نطاق هذه المقالة.